個人事業主やフリーランサーとして働いていると、
車検・保険・資格など、管理すべき期限が
どんどん増えていきます。
「Googleカレンダーに入れているから大丈夫」
と思っていませんか？
実は、カレンダーアプリだけでは期限管理に
限界があります。
この記事では、期限管理を確実に自動化する
方法を解説します。
まずは現状把握から
期限管理の第一歩は、自分が管理すべき期限を
すべて洗い出すことです。
個人事業主が管理すべき主な期限はこちらです。
・車検（2年ごと）
・自賠責保険（車検と同時）
・任意保険（毎年）
・運転免許（3〜5年ごと）
・各種業務資格（1〜5年ごと）
・国民健康保険・国民年金
まずはこれらの期限を紙やメモアプリに
書き出してみてください。
カレンダーアプリで管理する方法と限界
多くの方が最初に使うのがGoogleカレンダーです。
便利ですが、期限管理に使うといくつかの
限界があります。
限界①：通知を見逃しやすい
カレンダーの通知は、他の予定の通知に
埋もれてしまいます。
毎日たくさんの通知が来る中で、
1年に1回の更新通知を見逃すリスクが
高いのです。
限界②：通知のタイミングが固定的
「30日前・7日前・当日」のように
複数回・段階的に通知するには、
そのつど手動で設定する必要があります。
設定漏れがあると意味がありません。
限界③：何の期限か分かりにくい
カレンダーには予定がぎっしり。
「保険更新」という1行が他の予定に
紛れてしまいます。
緊急度が一目で分からないのも問題です。
限界④：管理が属人的になる
入力したつもりで入力していなかった、
という人為的ミスが起きます。
期限管理を自動化する3つの方法
では、どうすれば確実に管理できるのでしょうか。
レベル別に3つの方法を紹介します。
方法①：リマインダーアプリを使う
スマホ標準のリマインダーアプリを使う方法です。
メリット：手軽に始められる
デメリット：期限管理に特化していないため、
結局カレンダーと同じ限界がある
方法②：スプレッドシートで管理する
Googleスプレッドシートに期限を一覧化し、
関数で残り日数を計算する方法です。
メリット：一覧性が高い、無料
デメリット：自分から見に行かないと
気づけない（通知が来ない）
方法③：期限管理専用ツールを使う
期限管理に特化したツールを使う方法です。
メリット：自動通知・段階的リマインド・
一目で分かる緊急度表示
デメリット：ツールによっては有料
最も確実なのが、この専用ツールを使う方法です。
専用ツール「KigenGuard」のご紹介
私自身、カレンダーアプリの限界を感じて
期限管理専用ツールKigenGuardを
開発しました。
KigenGuardの特徴は3つです。
①登録するだけのシンプル設計
期限の種類と日付を登録するだけ。
あとは自動です。
②段階的な自動リマインド
期限30日前・7日前・当日の3段階で
自動的にメールが届きます。
③一目で分かる緊急度表示
赤・黄・緑で緊急度を色分け。
「赤が来たらマズい」と直感的に
分かります。
現在ベータ版を無料で提供しています。
まとめ
期限管理を自動化するポイントをまとめます。
・まず管理すべき期限をすべて洗い出す
・カレンダーアプリには限界がある
（通知を見逃す・段階通知が手間）
・確実なのは期限管理専用ツール
期限管理に時間を取られず、本業に
集中できる環境を作っていけるようにしていきましょう。
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